3. l’entretien professionnel dans la fonction publique

La procédure de notation64, longtemps au cœur du dispositif de reconnaissance de la valeur professionnelle des fonctionnaires, ne permettait plus de mesurer objectivement et précisément cette valeur, elle a donc été supprimée au 1er janvier 2015. Un entretien professionnel remplace la notation pour apprécier la valeur professionnelle des fonctionnaires65 et comme outil du développement des compétences et des performances de votre équipe.

Cet entretien professionnel, obligatoire et constituant un accompagnement plus personnalisé, renforce le lien entre l’évaluation individuelle et les choix d’avancement, de promotion et de modulation indemnitaire. L’entretien professionnel est annuel et conduit par le supérieur hiérarchique direct66. Vous aurez donc à le mettre en œuvre, comme vous y serez soumis avec votre propre supérieur hiérarchique. Il porte principalement sur :

• Les résultats professionnels (dépendants des objectifs fixés) – niveau de réalisation ;
• Les objectifs à atteindre (année suivante et perspectives d’amélioration) et qui doivent être réalistes ;
• La manière de servir, l’implication professionnelle (motivation, dynamisme, prise d’initiative, réactivité, disponibilité, efficacité...) et le sens du service public (neutralité, équité, respect de l’usager, souci de l’image de l’administration…) ;
• Les acquis de l’expérience professionnelle (compétences acquises en termes de connaissances professionnelles de l’emploi et compétences personnelles) - ce que vous pouvez valoriser ;
• Les besoins de formation et les difficultés rencontrées ;
• Les perspectives d’évolution professionnelle (carrière, mobilité et, pour vos agents contractuels notamment leurs projets de préparation aux concours d’accès aux corps et cadres d’emplois de la fonction publique) ; Vous devez en profiter pour identifier les potentiels.
• Le cas échéant, l’exercice des fonctions d’encadrement : l’aptitude au management qui est une compétence transverse de tout cadre manager67. La responsabilité particulière dans le fonctionnement d’une équipe, d’un projet ou d’un réseau doit être évaluée. Ainsi, la capacité d’un agent à organiser et animer son équipe, un réseau de correspondants internes ou externes, une équipe de projet, à définir et évaluer des objectifs ou même les entretiens professionnels font partie intégrante des compétences managériales.

L’entretien professionnel est un moment privilégié et constructif au cours duquel vous devez prendre le temps de faire le bilan de l’année écoulée, envisager les évolutions possibles pour l’avenir et rechercher avec l’agent des voies de développement pour favoriser sa réussite. Même si le déroulé de la procédure est précisé dans un décret, pour la CFDT, il y a trois périodes dans l’entretien professionnel.

La première doit permettre un échange sur les moyens et atteintes des objectifs collectifs et son fonctionnement. Il n’y a pas de réussite individuelle sans réussite collective et vice versa.

La deuxième concerne la partie individuelle de l’évaluation. L’entretien est différent des contacts et des échanges quotidiens qu’il faut avoir. Il s’appuie sur la fiche de poste, les objectifs annuels et les besoins de compétences du service, ce à la différence du dialogue quotidien. Il peut donc être l’occasion de faire évoluer cette fiche de poste, d’aborder des sujets de fond, particuliers, voire personnels, que l’on ne traite pas au quotidien. Si certains objectifs sont substantiellement modifiés en cours d’année, fixez par écrit les nouveaux objectifs (soit dans une lettre de mission ou sur la fiche de poste). C’est cette partie qui fixera la partie CIA (Complément Individuel Annuel) du RIFSEEP. C’est donc la plus délicate puisqu’elle a de fait un impact direct sur la rémunération.

La troisième partie concerne les conseils / orientations. C’est l’occasion pour vous de présenter à l’agent des options de carrière ou des dispositifs dont il n’a peut-être pas connaissance, telles que la reconnaissance et l’évaluation de l’expertise scientifique ou technique, la possibilité d’accéder à un entretien de carrière ou un bilan de carrière (ce dispositif donne la possibilité d’être acteur de son parcours professionnel et de pouvoir l’ajuster en fonction de ses aspirations et compétences). C’est aussi pour vous la possibilité d’anticiper les mobilités et de favoriser les évolutions professionnelles.

Avant les entretiens annuels, il est nécessaire de faire une réunion préparatoire avec l’ensemble des agents afin de leur en présenter les principes, le dispositif et les documents correspondants. Ils doivent avoir l’information nécessaire et être en possession de tous les documents utiles.

Enfin, le mode projet se développant et les effectifs se réduisant dans les FP, il est de plus en plus fréquent d’être amené à évaluer un agent qui travaille également pour un ou plusieurs autres personnes. Pour cela, prévoyez un échange préalable avec les autres cadres concernés, objectivez les résultats par rapport à la fixation des objectifs de l’année N-1, veillez à la charge de travail et à la non-juxtaposition de périodes chargées (bouclages de dossiers, évènement spécial, …) lors de la fixation des objectifs suivants.

L’agent ne peut pas se faire accompagner au cours de cet entretien car une telle présence, est contraire à l’esprit du dispositif, et pourrait nuire à la sincérité de l’exercice et irait à l’encontre du caractère individuel et personnel de l’évaluation. Néanmoins certains managers acceptent un observateur syndical lorsque son rôle se limite à reformuler vers l’agent ce que lui dit son manager et vice-versa, et diminue le niveau d’angoisse.

Le compte-rendu de l’entretien professionnel

L’entretien professionnel donne lieu à compte-rendu. Celui-ci est établi par le supérieur hiérarchique direct mais visé par le n+2 (ou l’autorité hiérarchique compétente) afin de répondre à la double exigence de responsabilité des managers et de transparence de l’exercice. Il est signé par le supérieur hiérarchique et par l'agent.

Il comporte une appréciation générale exprimant la valeur professionnelle de l’agent. Cette appréciation est une partie déterminante de l’entretien professionnel et est formalisée par un niveau d’insuffisant à excellent69. Votre agent peut compléter le compte-rendu par des observations sur la conduite de l’entretien ou les différents sujets sur lesquels il porte. Une fois signé par l’agent et vous-même, le compte-rendu est versé à son dossier. Bien évidemment aucune mention sur des activités syndicales, administratives, la santé ou les absences régulières (temps partiel, congé maladie…) ne doit y figurer. Le refus de signature n’entrave pas la valeur du compte-rendu.