Entretien avec Robert Vassoyan Les espaces de bureaux du futur

La révolution technologique au cœur des changements
Année 2013 - Revue n°457

Réduire les déplacements quotidiens et professionnels, travailler de son ordinateur au bureau ou à la maison, de son smartphone ou de sa tablette partout ailleurs. Autant de révolutions rendues possibles par des innovations technologiques qui modifient profondément les méthodes de management et les espaces de travail.

Cisco propose des solutions de collaboration qui changent la façon de travailler. Pouvez-vous nous les présenter ?

Cisco a été créé en 1984 par un couple de scientifiques de l’université de Stanford en Californie et est aujourd’hui présente dans 75 pays avec plus de 70 000 collaborateurs.

Notre entreprise fournit la gamme la plus étendue de solutions pour le transport des données, de la voix et de la vidéo. 80 % des informations dans le monde circulent sur Internet grâce aux technologies Cisco. Nous travaillons aussi bien avec des entreprises privées, des institutions publiques ou des opérateurs de télécommunications et notre métier consister à les aider à tirer profit des opportunités liées à l’Internet. Nous leur fournissons des réseaux intelligents et des plateformes logicielles performantes qui leur permettent d’améliorer leur façon de travailler et d’interagir avec les différents acteurs de leurs écosystèmes respectifs (clients, partenaires, actionnaires, etc.). Nos solutions de collaboration permettent ainsi à des collaborateurs de participer à une réunion, de n’importe quel lieu, quel que soit le support utilisé - ordinateur de bureau, ordinateur portable, tablette ou smartphone.

Avec notre outil de conférence via le web, Cisco Webex, il est possible de se connecter quel que soit le périphérique et de voir sur son écran le document partagé par l’animateur de la réunion. Chaque personne apparaît dans une fenêtre vidéo haute résolution et un nombre élevé de personnes peuvent participer simultanément pour collaborer (prendre une décision, suivre une réunion, présenter des informations à un client, partenaire ou fournisseur ou encore travailler à plusieurs autour d’un même document).

Avec cet outil, la question de l’espace physique de travail devient secondaire. Je peux travailler avec mon équipe de mon bureau ou de chez moi. Et, si je suis coincé dans les transports en commun ou dans ma voiture, je peux me connecter à la réunion depuis mon téléphone, dans les mêmes conditions que les autres participants. Tous les terminaux sont communicants.

Nous avons également développé avec Cisco Jabber une solution de messagerie instantanée avancée avec une fonctionnalité de présence (possibilité d’identifier l’état de disponibilité de la personne : occupée, au téléphone, disponible) et à partir de laquelle on peut lancer des appels voix, vidéo, des conférences : tous les services collaboratifs sont regroupés dans la même interface utilisateur.

La vidéo a véritablement changé la manière dont nous travaillons et notre gamme répond aux différents besoins des entreprises. Avec Cisco Webex, vous disposez depuis votre périphérique d’une solution hébergée dans le nuage, nous proposons également toute une série de terminaux de Vidéoconférence.

Enfin, Cisco Telepresence offre une solution de communication vidéo immersive dans des salles dédiées. Grâce à une qualité de son et d’image exceptionnelle, les collaborateurs apparaissent sur l’écran à échelle 1, comme s’ils étaient face à vous. Cette technologie permet de pouvoir apprécier les expressions du visage, ou l’intonation d’une voix.

Le point commun de nos produits est leur très grande simplicité d’utilisation. Il suffit soit de cliquer sur un lien ou d’appuyer sur un bouton. L’interface utilisateur est intuitive, ce qui garantit un taux d’adoption très élevé !

Quels sont les bénéfices de ces solutions en termes d’organisation du travail et de management ?

Comme leur nom l’indique, ces solutions favorisent la collaboration au travail. Les relations entre collaborateurs sont simples, rapides et directes. La vidéo abolit les frontières de l’espace, du temps et aussi celles de la hiérarchie.

Mais l’outil ne fait pas tout. La culture d’entreprise est un élément fondamental. Chez Cisco, nous privilégions un management qui favorise l’autonomie. Nos collaborateurs sont responsabilisés. Nous considérons que le travail n’est pas tant un lieu où l’on se rend mais une mission à accomplir. Nos managers ne vérifient pas la présence physique derrière leurs bureaux de leurs collaborateurs qui, comme nous l’avons vu, peuvent participer à une réunion de n’importe où.

Ce mode de management collaboratif favorise les échanges et l’innovation. En organisant simplement une réunion vidéo avec des homologues à l’autre bout du monde, on encourage le partage d’expériences et cela est un facteur important de créativité.

Nous observons à ce propos que les réunions en TelePresence sont extrêmement productives. Les salles sont réservées pour une durée précise, elles commencent à l’heure et les réactions des participants étant visibles de tous, ils sont concentrés et évitent d’être surpris en train de regarder leur smartphone par exemple.

Cette collaboration via la vidéo, en temps réel et libérée des contraintes géographiques permet de prendre des décisions plus rapidement. Autre atout, la réduction des coûts liés aux déplacements et de fait une limitation de l’empreinte carbone de l’entreprise.

Quelles sont les principales modifications apportées par ces outils sur les espaces de travail ?

Dans notre siège social à Issy-les-Moulineaux, les sept étages se répartissent entre open space et salles de réunion de tailles différentes qui peuvent accueillir une, deux ou un plus grand nombre de personnes. Les bureaux fermés n’existent plus, sauf pour quelques dirigeants où les questions de confidentialité sont impératives. Les places sont libres. Les collaborateurs peuvent choisir des bureaux différents en fonction des projets et des équipes avec lesquelles ils travaillent. Des salles de réunion de taille intermédiaire sont équipées d’écrans vidéo en accès libre, d’autres plus grandes ou les salles de vidéo immersive peuvent être réservées en quelques secondes depuis les outils de gestion d’agenda des collaborateurs de l’entreprise.

L’immeuble de bureaux, tout comme les réunions en face à face sont importants et il faut continuer à se voir physiquement. Mais, on le voit, dans de nombreux cas, l’utilisation de la vidéo et l’organisation de réunions virtuelles permettent de travailler efficacement en offrant une souplesse et un confort de travail inégalés.

Les temps de transport peuvent devenir du temps de travail ou du temps gagné pour soi (rendez-vous médical, chercher les enfants à la sortie de l’école). Chez Cisco, nous encourageons le travail à distance, c’est dans notre ADN et nos collaborateurs savent très bien gérer cette flexibilité. Ce qu’il est intéressant de noter, c’est que cette notion d’espace de travail s’applique à l’intérieur de l’entreprise, mais aussi entre une entreprise et ses clients ou encore entre un service public et ses usagers.

En ce moment, la mairie de Nice expérimente dans un grand centre commercial une antenne de mairie virtuelle basée sur la Telepresence Cisco. Entre deux courses, les citoyens peuvent se rendre dans une cabine et entrer en contact via un écran avec un agent de la mairie et dialoguer en direct avec lui pour une demande de fiche d’état civil par exemple ou une inscription en bibliothèque. Outre l’écran, la cabine est équipée d’un scanner, d’une imprimante, d’une boîte aux lettres. La mairie existe hors les murs, hors de ses horaires d’ouverture traditionnels, pour aller à la rencontre des usagers sur un lieu de vie très fréquenté. La relation est simplifiée, plus rapide et directe.

Côté entreprises, les applications sont multiples. Une entreprise d’ingénierie qui construit un barrage en Afrique pourra gérer un problème technique sur le chantier en organisant une réunion virtuelle entre un ingénieur en France et d’autres sur place. Un agent bancaire peut répondre aux questions patrimoniales d’un de ses clients en appelant en vidéo un conseiller depuis son bureau…

Les applications sont multiples aussi bien dans l’industrie, les services, la médecine… et nous sommes très fiers de pouvoir contribuer, avec nos solutions, à améliorer la façon dont les Français travaillent, apprennent et se divertissent.

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