L’entretien individuel est un moment privilégié de dialogue avec son collaborateur. Il ne doit pas se limiter à la seule part visible du travail, au reporting ou à l’évaluation. Il faut parler du quotidien et de la gestion de l’imprévu. L’entretien débloque également des situations tendues, sert à motiver le salarié et révèle l’apport de chacun à la performance. C’est une étape indispensable de la vie du salarié dans l’entreprise.

L’entretien d’évaluation (ou d’appréciation ou de progrès) relève de la politique RH de l’entreprise. Il doit reposer sur une évaluation objective et non discriminatoire, ce d’autant que les augmentations salariales et l’évolution dans l’entreprise en dépendent. Parmi les fonctions du manager, la conduite des entretiens tient donc une place importante. La prise en compte de cette activité dans ses missions et sa charge de travail est ainsi indispensable.

L’entretien formalise les résultats de vos collaborateurs pour l’année écoulée (atteinte ou non des objectifs, actions correctives, promotion, mobilité...) et définit leurs objectifs (en adéquation avec la charge et les moyens pour y parvenir) pour l’année suivante. Tous les salariés sont donc concernés. L’objectif est de faire progresser la qualité et la performance de la contribution individuelle à la performance collective et au service du projet de l’entreprise. Dans certains cas, il faut exprimer des critiques. Donner des pistes d’évolution, reconnaître les résultats et les progrès, valoriser l’activité de la personne (et son mérite), parler métier et apporter une vision à moyen terme sont parties intégrantes de l’entretien.

Avant l’entretien

  • Présentez clairement la démarche à l’équipe, notamment l’articulation du collectif et de l’individuel ;
  • Appropriez-vous les supports d’appréciation : identification des étapes et des enjeux. La majorité des entreprises proposent une grille d’entretien. Si ce n’est pas le cas, la prévoir afin qu’il soit cadré et harmonisé pour l’ensemble des collaborateurs. Il faut préparer les échanges ;
  • Veillez à la formation des collaborateurs ainsi qu’à la vôtre.

Pendant l’entretien

  • Prenez le temps de parler du collectif ;
  • Soyez à l’écoute de ce que dira le collaborateur, notamment ce qui a eu une incidence et qui ne lui est pas imputable (manque de moyens, difficultés structurelles, etc.), mais aussi sur ses réussites ou ses difficultés. Argumentez sur ce qui lui est imputable ;
  • Définissez des objectifs réalisables : ils peuvent mentionner l’acquisition de compétences, les besoins en formation ou autres ressources nécessaires. La fixation des objectifs individuels est particulièrement importante car elle met en relation les objectifs de l’entité, ceux de l’équipe et les capacités individuelles de chaque collaborateur. L’apport et l’investissement de chacun ne sont pas forcément les mêmes. L’équité n’est pas forcément l’égalité ;
  • N’oubliez pas les obligations de bonne foi de part et d’autre. Maintenez une grande transparence à travers les différentes rubriques abordées : bilan et objectifs, souhaits individuels en matière RH, notation si elle existe, évaluation de la performance et impact sur la rémunération... Explicitez notamment les critères d’attribution des primes, de la part variable, des augmentations et évolutions envisageables.

Après l’entretien

Rédigez le document au calme, relatant notamment tout ce qui pose problème, en permettant au collaborateur de faire de même. Le compte-rendu peut mentionner :

  • Le poste actuel (axes principaux, compétences-clés, changements dans l’année, évolutions...) ;
  • Les événements professionnels majeurs de l’année écoulée et éventuellement les événements personnels ayant eu une incidence sur le professionnel ;
  • Le bilan de l’activité sur l’année : niveau de résultat atteint, compétences acquises, facteurs de réussite, freins sur les résultats et moyens de progression.

Les bilans issus des entretiens sont versés au dossier du salarié et sont utiles tant pour son évolution que pour une éventuelle sanction, ils doivent lui être accessibles. Laissez la possibilité au collaborateur de réagir avant la signature du compte-rendu (recommandée même si celle-ci n’est pas légalement obligatoire), de disposer de voies de recours et d’arbitrage, via la ligne hiérarchique ou le service RH.

La CFDT se bat contre toute forme d’évaluation non objective ayant pour finalité ou conséquence l’exclusion, voire la discrimination de certains salariés. L’évaluation comportementale, subjective, crée une pression psychologique. La jurisprudence a ainsi estimé que les évaluations basées sur des valeurs par leur caractère flou et subjectif sont illégales si elles reposent sur le comportement des salariés et non sur leur travail. L’évaluation comportementale doit se limiter à justifier en quoi, explicitement et rationnellement, tel comportement nuit ou favorise la performance d’un collectif de travail ou la valeur ajoutée produite.